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Un guide étape par étape pour utiliser Trello pour la gestion de projet de traduction

Les projets de traduction nécessitent une gestion de projet efficace pour garantir la livraison en temps voulu et précise d'un travail de haute qualité.
Rodrigo Demetrio
9 min

Les projets de traduction nécessitent une gestion de projet efficace pour garantir la livraison en temps voulu et précise d'un travail de haute qualité. La gestion d'un projet de traduction implique plusieurs parties prenantes, notamment les chefs de projet en localisation, les traducteurs, les éditeurs et les relecteurs.

Pour simplifier le processus de gestion et améliorer la collaboration entre les membres de l'équipe, les chefs de projet utilisent souvent des outils de gestion de projet tels que Trello.

Trello est une application de gestion de projet en ligne qui permet aux chefs de projet d'organiser et de suivre les projets à l'aide d'une interface visuelle. C'est un outil populaire que de nombreux chefs de projet en localisation utilisent pour gérer les projets de traduction et de localisation.

Avec Trello, les chefs de projet peuvent créer des tableaux, des listes et des cartes pour suivre l'avancement des différentes tâches, attribuer des responsabilités aux membres de l'équipe et fixer des délais. Dans cet article de blog, nous vous fournirons un guide étape par étape sur l'utilisation de Trello pour la gestion de projets de traduction.  Nous couvrirons tout, de la création d'un tableau Trello pour votre projet de traduction à la mise en place de flux de travail, l'attribution des tâches et le suivi de l'avancement. Que vous soyez un ancien responsable de la localisation, un chef de projet cherchant à rationaliser votre processus de localisation ou un membre de l'équipe de traduction, ce guide vous aidera à tirer le meilleur parti de Trello pour une gestion efficace des projets de traduction.

Création d'un tableau Trello pour la gestion de projets de traduction

Trello est un outil polyvalent de gestion de projets qui peut être utilisé pour de nombreux projets, y compris des projets de traduction et de localisation. Dans cette section, nous vous guiderons dans la création d'un tableau Trello complet pour votre projet de traduction.

Étape 1:

Créez un nouveau tableau: Pour créer un nouveau tableau, connectez-vous à votre compte Trello et cliquez sur le bouton "Créer un nouveau tableau". Donnez à votre tableau un nom qui reflète le projet sur lequel vous travaillez, tel que "Projet de traduction français-anglais" ou "Localisation du contenu du site web."

Étape 2:

Ajoutez des listes: Les listes sont la base d'un tableau Trello. Elles vous aident à organiser votre projet et à suivre les progrès. Vous pouvez créer des listes pour chaque étape du processus de localisation ou de traduction, telles que "À faire", "En cours", "En révision" et "Terminé".

Étape 3:

Personnalisez votre tableau: Trello vous permet de personnaliser votre tableau selon vos besoins. Ajoutez des étiquettes, des dates d'échéance, des listes de vérification et des pièces jointes à vos cartes pour fournir plus d'informations et suivre l'avancement. Vous pouvez également ajouter des membres d'équipe à votre tableau pour collaborer sur le projet.

Étape 4:

Ajouter des cartes: Les cartes représentent les tâches ou les éléments qui doivent être accomplis. Vous pouvez ajouter des cartes à chaque liste pour définir les tâches qui doivent être accomplies. Par exemple, vous pourriez avoir une carte pour "Traduction de l'interface utilisateur" ou "Édition du contenu marketing." Vous pouvez ajouter une description détaillée de chaque tâche sur la carte ainsi que des pièces jointes ou des dates d'échéance.

Étape 5:

Attribuer des tâches aux membres de l'équipe: Trello facilite l'attribution de tâches aux membres de l'équipe. Vous pouvez attribuer une carte à un membre de l'équipe en la faisant glisser et en la déposant sur sa photo de profil. Ainsi, tout le monde sait qui est responsable de chaque tâche, et les membres de l'équipe peuvent communiquer entre eux en utilisant les commentaires sur la carte.

Étape 6:

Utilisez des étiquettes : Les étiquettes sont un outil utile pour catégoriser les cartes sur votre tableau Trello. Vous pouvez utiliser des étiquettes pour indiquer la priorité d'une tâche, le type de contenu à traduire ou la langue maternelle dans laquelle la traduction est effectuée. Cela vous aide à identifier rapidement les tâches les plus importantes ou qui doivent être terminées en premier.

Étape 7:

Définir des dates d'échéance : La définition des dates d'échéance pour chaque carte de votre tableau Trello est essentielle pour gérer votre projet de traduction. Les dates d'échéance aident les membres de l'équipe à rester sur la bonne voie et à planifier, et garantissent que le projet est terminé à temps. Vous pouvez définir des dates d'échéance pour chaque carte en cliquant sur la carte et en sélectionnant une date d'échéance dans le calendrier.

Étape 8:

Suivre la progression: Trello facilite le suivi des progrès de votre projet de traduction. Vous pouvez voir en un coup d'œil quelles tâches sont terminées, lesquelles sont en cours et lesquelles sont en retard. Vous pouvez également utiliser le flux d'activité pour voir quand les tâches sont terminées ou lorsque les membres de l'équipe mettent à jour les cartes.

Étape 9:

Collaborez avec les membres de l'équipe: Trello est conçu pour favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe. Vous pouvez utiliser la section des commentaires sur chaque carte pour communiquer avec les membres de l'équipe, poser des questions ou fournir des commentaires. Vous pouvez également mentionner les membres de l'équipe dans vos commentaires pour attirer leur attention sur une tâche ou un problème spécifique.

Étape 10:

Intégration avec d'autres outils: Trello s'intègre avec de nombreux outils, y compris Slack, Google Drive et Dropbox. L'intégration de Trello avec d'autres outils peut aider à rationaliser le processus de localisation de votre entreprise et améliorer la communication entre les membres de l'équipe.

Créer un tableau Trello pour votre projet de traduction est une première étape essentielle pour gérer efficacement votre projet. En suivant ces dix étapes, vous pouvez configurer votre tableau pour suivre les progrès, attribuer des tâches aux membres de l'équipe et communiquer efficacement avec votre équipe.

Collaboration et communication dans Trello pour les équipes de traduction

Lorsque vous travaillez sur un projet de localisation, la collaboration et la communication sont des facteurs clés de sa réussite. Trello est un excellent outil pour faciliter ce processus, et plusieurs fonctionnalités peuvent aider les responsables de projet de localisation à rationaliser la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Attribuer des tâches et des responsabilités

Trello vous permet d'attribuer des tâches et des responsabilités à des membres spécifiques de l'équipe. Attribuer des tâches et des responsabilités Trello permet aux membres de l'équipe de communiquer directement sur une tâche ou une carte. Ceci est particulièrement utile lorsque qu'un membre de l'équipe a une question ou a besoin de clarification sur un travail spécifique.

Utilisez les étiquettes et les tags

Les étiquettes et les tags dans Trello sont un excellent moyen de catégoriser les tâches et les cartes. Les gestionnaires de projets de localisation peuvent les utiliser pour identifier l'état d'une tâche ou le type de contenu qui doit être localisé. Par exemple, les étiquettes peuvent être utilisées pour indiquer si une carte doit être examinée ou si elle est prête pour la traduction. En utilisant des balises, les gestionnaires de projets de localisation peuvent regrouper des tâches similaires et les attribuer aux membres appropriés de l'équipe.

Créer des listes de contrôle

Les listes de contrôle sont un excellent moyen de diviser les tâches plus importantes en morceaux plus petits et plus gérables. Les chefs de projet en localisation peuvent utiliser des listes de contrôle pour suivre l'avancement d'une tâche ou s'assurer que toutes les étapes nécessaires ont été effectuées avant de passer à la tâche suivante. De plus, les membres de l'équipe peuvent utiliser des listes de vérification pour cocher les éléments terminés, ce qui permet une représentation visuelle de l'avancement et peut aider à motiver les membres de l'équipe.

Utilisez les Power-Ups de Trello

Trello propose plusieurs Power-Ups qui peuvent aider à simplifier la communication et la collaboration. Par exemple, le Power-Up Slack permet aux membres de l'équipe de recevoir des notifications dans un canal Slack chaque fois qu'une nouvelle carte est créée ou qu'une carte est mise à jour. Cela peut aider à s'assurer que les membres de l'équipe sont au courant des changements et peuvent y répondre rapidement.

Communiquer régulièrement

Une communication régulière est essentielle à la réussite de tout projet de localisation. Trello offre plusieurs moyens de communiquer avec les membres de l'équipe, notamment les commentaires et les pièces jointes. Les responsables de projet de localisation peuvent utiliser les commentaires pour donner leur avis ou poser des questions sur une tâche, tandis que les pièces jointes peuvent être utilisées pour partager des documents pertinents ou des références.  De plus, Trello permet aux membres de l'équipe de communiquer directement entre eux grâce à la fonctionnalité @mention, qui envoie une notification au membre de l'équipe mentionné.

Avantages de l'utilisation de Trello pour la gestion de projets de traduction

La gestion d'un projet de traduction peut être complexe et difficile, surtout lorsqu'il s'agit de plusieurs langues, de délais et de parties prenantes. Cependant, l'utilisation de Trello pour la gestion de projets de traduction peut aider les responsables de projets de localisation à rationaliser leur flux de travail, améliorer la collaboration et la communication, et améliorer la qualité de leurs traductions. Voici quelques avantages de l'utilisation de Trello pour la gestion de projets de traduction et de localisation.

Flux de travail rationalisé

Trello permet aux responsables de projet de localisation de créer une représentation visuelle de l'ensemble de leur processus de localisation, de l'initiation du projet à la livraison. En configurant des tableaux, des listes et des cartes Trello, les gestionnaires de projets peuvent suivre l'avancement de chaque tâche de traduction, attribuer des responsabilités, fixer des délais et surveiller le flux de travail de traduction dans son ensemble en temps réel. Cela permet de s'assurer que chaque tâche est terminée à temps et que le processus de localisation se déroule sans problème.

Collaboration et communication améliorées

Trello facilite la collaboration entre les chefs de projet de localisation, leurs équipes, leurs fournisseurs et leurs clients, quel que soit leur emplacement. En partageant des tableaux Trello, les membres de l'équipe peuvent accéder aux détails du projet, communiquer entre eux et fournir des commentaires en temps réel. De plus, les fonctionnalités de commentaires et de balisage de Trello permettent aux gestionnaires de projets de tenir tout le monde informé et d'éviter toute mauvaise communication.

Contrôle qualité amélioré

L'un des aspects les plus critiques de la gestion de projet de traduction est de garantir la qualité des traductions. Avec Trello, les chefs de projet de localisation peuvent mettre en place des listes de contrôle qualité, suivre les retours d'informations et s'assurer que toutes les traductions respectent les normes requises. De plus, la capacité de Trello à joindre des fichiers, des liens et des images à chaque carte permet aux responsables de projet de partager des documents de référence et des glossaires avec leurs équipes et leurs fournisseurs, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Efficacité accrue

L'utilisation de Trello pour la gestion de projets de traduction peut aider les responsables de projets de localisation à gagner du temps et à réduire les tâches manuelles. Les fonctionnalités d'automatisation de Trello, telles que Butler, peuvent automatiser les tâches répétitives, telles que le déplacement des cartes vers des listes spécifiques, la définition de dates d'échéance et l'envoi de rappels. Cela permet aux responsables de projets de se concentrer sur des tâches plus critiques, telles que la gestion de la charge de travail de leur équipe et le respect des délais du projet.

Une meilleure gestion de projet

L'utilisation de Trello pour la gestion de projets de traduction peut aider les chefs de projet en localisation à améliorer leurs compétences en gestion de projet. Les chefs de projet peuvent développer et maintenir un flux de travail plus efficace et plus performant en utilisant Trello pour suivre les progrès de leur équipe, attribuer des tâches et surveiller les délais.  De plus, les fonctionnalités d'analyse de Trello, telles que les power-ups et les rapports, peuvent aider les responsables de projet à obtenir des informations sur les performances de leur équipe et à identifier les domaines à améliorer.

Trello est un outil de gestion de projet puissant qui peut aider les chefs de projet de localisation à rationaliser leur flux de travail, à améliorer la collaboration et la communication, et à améliorer la qualité de leurs traductions. Avec son interface visuelle, ses fonctionnalités d'automatisation et ses puissantes analyses, Trello est un excellent choix pour les efforts de localisation et pour la gestion de projets de traduction de toutes tailles et complexités. En utilisant Trello, les responsables de projet de localisation peuvent améliorer non seulement leur productivité mais aussi leurs compétences en gestion de projet globale.

Meilleures pratiques pour la gestion de projets de traduction avec Trello

Trello est un excellent outil pour la gestion de projets de traduction. C'est une plateforme intuitive et conviviale qui permet aux responsables de localisation de suivre l'avancement du projet, d'assigner des tâches et de gérer les ressources. Cependant, pour obtenir les meilleurs résultats, les responsables de la localisation doivent suivre les meilleures pratiques de gestion de projets de traduction avec Trello. Voici quelques conseils :

Standardisez votre flux de travail

Avant de commencer à utiliser Trello, il est essentiel de définir et de standardiser votre flux de travail de localisation. Vous devez comprendre clairement l'ensemble du processus de localisation, y compris la recherche de marché, la traduction, la révision et la relecture. En standardisant votre flux de travail, vous pouvez vous assurer que toutes les traductions et les projets suivent le même processus, ce qui garantit une meilleure qualité et cohérence.

Créez un tableau séparé pour chaque projet

Trello est conçu pour fonctionner avec des tableaux. Créez un tableau séparé pour chaque projet et assurez-vous que tous les intervenants pertinents y ont accès. Vous pouvez également utiliser des étiquettes et des filtres pour trier tous les projets et tâches par priorité, statut et date limite.

Utilisez des listes de contrôle

Les listes de contrôle sont un excellent moyen de diviser les tâches complexes en étapes plus petites et gérables. Créez une liste de contrôle pour chaque tâche et ajoutez des sous-tâches si nécessaire. Vous pouvez également utiliser des listes de vérification pour suivre les progrès et vous assurer que toutes les étapes requises sont terminées.

Collaborez avec les fournisseurs de traduction

Si vous travaillez avec des fournisseurs de traduction, invitez-les à votre tableau Trello. Vous pouvez collaborer avec eux, leur assigner des tâches et suivre les progrès. Vous pouvez également utiliser Trello pour communiquer avec eux et partager des fichiers.

Utilisez la traduction automatique avec sagesse

La traduction automatique est un excellent moyen de gagner du temps et de réduire les coûts. Cependant, elle n'est pas parfaite et peut produire des traductions inexactes. Utilisez la traduction automatique pour les contenus simples, répétitifs ou à faible risque. Pour du contenu de haute qualité ou sensible, utilisez toujours la traduction humaine.

Analyser les performances

Trello fournit une multitude de données que vous pouvez utiliser pour analyser les performances. Utilisez les analyses pour identifier les domaines à améliorer, mesurer la productivité et optimiser votre processus de localisation. Vous pouvez également utiliser les données pour créer et partager des rapports avec les parties prenantes.

Amélioration continue

L'industrie de la localisation évolue constamment et les meilleures pratiques changent avec le temps. Surveillez continuellement vos performances, restez à jour avec les dernières tendances et technologies, et soyez ouvert aux nouvelles idées et approches.

Conclusion

Trello est un outil puissant qui bénéficie grandement à la localisation et à la gestion de projets de traduction.  En suivant le guide étape par étape décrit dans cet article, les gestionnaires de projets de localisation peuvent créer un tableau Trello pour rationaliser le flux de travail de leur équipe et augmenter la productivité.

Les avantages d'utiliser Trello pour la gestion de projets de traduction sont nombreux, de l'amélioration de la collaboration et de la communication à une meilleure organisation et gestion du temps. Suivre les meilleures pratiques, telles que mener des recherches approfondies sur le marché et travailler avec des fournisseurs de traduction réputés, est essentiel.

En intégrant Trello et ces meilleures pratiques, les entreprises de localisation et les gestionnaires peuvent naviguer avec succès les défis de l'industrie de la localisation et garantir le succès de tous leurs projets de traduction.

Rodrigo Demetrio
Steering the marketing ship at Bureau Works with 17+ years of MarTech under my belt, I transform mere ideas into tangible realities. Passionate about languages and their power to build bridges, let's build a new one?

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