Meilleures Pratiques

Optimisez les services de traduction de documents officiels

La plupart des dirigeants d'entreprise ont une attention stricte sur le résultat net. Chaque décision qu'ils prennent, aussi petite soit-elle, doit prendre en compte son impact sur la santé globale de l'entreprise. Ils doivent évaluer la maigreur des opérations, l'efficacité et les frais généraux
Gabriel Fairman
2 min

Lorsque vous recherchez des services de traduction de documents officiels, vous remarquerez des similitudes parmi de nombreuses agences de services ; elles proposent des traducteurs spécialisés dans différentes langues et toute la documentation nécessaire, mais elles négligent souvent un élément essentiel : la rentabilité. Bon nombre des documents officiels que vous devez traduire, tels que les accords de non-divulgation (NDA) ou les documents financiers, sont relativement standardisés, basiques et souvent réalisés en grande quantité.

Ils ne possèdent pas la "personnalité" du langage marketing ou le besoin de compréhension du programme comme dans le cas de la localisation d'applications. Par conséquent, l'objectif devrait être la précision avec une rentabilité maximale. C'est ce qui fait de la technologie une solution idéale pour les services de traduction de documents officiels.

L'obstacle avec la traduction de documents basée sur le service

La plupart des dirigeants d'entreprise se concentrent strictement sur le résultat net. Chaque décision qu'ils prennent, aussi petite soit-elle, doit prendre en compte son impact sur la santé globale de l'entreprise.

Ils doivent évaluer la maigreur des opérations, l'efficacité et les frais généraux. C'est la "mentalité maigre", la stratégie commerciale qui vise à éliminer les étapes qui créent du gaspillage et ralentissent la production. En tant que leader, vous devez examiner attentivement la charge de travail quotidienne de vos employés pour identifier les pertes de temps les plus importantes.

Les services de traduction de documents peuvent être un énorme coupable en termes de perte de temps. Si vous avez des demandes récurrentes de traductions, il est probable que vous aurez besoin de quelqu'un pour les gérer.

Cette personne devra effectuer des responsabilités de gestion essentielles, telles que la soumission et le suivi des demandes, le contrôle qualité et la gestion de la facturation. À mesure que de plus en plus de demandes arrivent, le projet peut continuer à croître jusqu'à ce que vous ayez maintenant un employé à temps plein ou une équipe entière chargée de gérer uniquement vos communications avec les services de traduction.

De nombreux dirigeants commettent une erreur courante lorsqu'ils évaluent une agence.

Ils soumettent un ou deux documents à traduire et déterminent leur partenariat futur en fonction de ces résultats. Cependant, ce n'est pas une évaluation précise de ces services.

Peut-être que le meilleur traducteur de l'agence est employé pour le programme pilote, mais une fois qu'ils ont le contrat, ils réduisent la qualité. Le seul véritable indicateur de la qualité du service provient d'un test de stress où ils doivent jongler avec plusieurs délais et demandes tout en pratiquant des compétences de communication efficaces. Cependant, un programme pilote aussi étendu n'est pas réalisable pour la plupart des entreprises. Quoi qu'il en soit, les services de traduction de documents officiels peuvent représenter un coût important pour une organisation.

Pour véritablement rationaliser ces services tout en maîtrisant les coûts, la technologie est la solution.

Utiliser la technologie pour s'attaquer aux services de traduction de documents officiels

La plupart des formulaires officiels sont basés sur des modèles. Si vous disposez d'un accord de non-divulgation (NDA) correctement traduit, vous pouvez l'utiliser comme guide pour les traductions futures, ce qui élimine la nécessité de le recréer à plusieurs reprises. Il vous suffira simplement d'ajuster quelques champs. Mais une agence axée sur le personnel n'a probablement pas les systèmes en place pour tirer parti efficacement de toutes les connaissances passées précieuses, elles traduisent donc un seul élément de contenu à la fois.

Une plateforme de traduction collaborative est différente. Dès qu'un client s'inscrit sur une plateforme, un profil est créé qui inclut ses mémoires de traduction, ses lexiques d'entreprise, ses glossaires, ses bases terminologiques et ses besoins spécifiques.

Le traducteur puise dans cette base de connaissances cumulative pour guider ses futurs projets, garantissant ainsi une cohérence dans toutes les tâches. Par exemple, s'ils constatent qu'une NDA a déjà été traduite, ils l'utiliseront comme guide pour optimiser leur flux de travail. Grâce à cette plateforme, au lieu de devoir partir de zéro, ils peuvent travailler avec ce qui est déjà établi et approuvé et apporter des ajustements pour le cas particulier.

Centralisez vos projets de traduction de documents avec des solutions technologiques

Une plateforme agit comme l'emplacement central pour toutes les opérations, de la gestion des relations à la révision et à l'affinage des traductions individuelles. Les documents sont téléchargés dans un emplacement central, sécurisé et crypté, permettant aux traducteurs et aux autres collaborateurs d'y accéder facilement.

Cela élimine le risque de piratage des e-mails ou de perte de fichiers, qui peut survenir lorsqu'on s'appuie sur un traducteur embauché. Une approche de plateforme complète considère les projets individuels d'un client comme de petites parties du tout - des parties qui peuvent s'informer mutuellement et construire une source de vérité en cours de route.

Une entreprise de traduction simple, cependant, examinera chaque demande comme un projet distinct, ce qui entraînera des opportunités perdues pour rationaliser et minimiser les coûts. Les services de traduction de documents officiels peuvent être une cause importante de gaspillage opérationnel et financier. En plus du temps que les employés doivent passer à les gérer, il y a aussi le risque de qualité incohérente et de travail redondant.

En revanche, une plateforme de traduction intégrée utilise tous les travaux passés pour guider les futurs, ce qui permet de rationaliser la productivité et de minimiser les coûts globaux pour l'ensemble de l'organisation. Bureau Works offre une solution complète pour vos services de traduction de documents officiels. Pour en savoir plus, contactez notre équipe.

Gabriel Fairman
Founder and CEO of Bureau Works, Gabriel Fairman is the father of three and a technologist at heart. Raised in a family that spoke three languages and having picked up another three over the course of his life, he's fascinated by the role of language in shaping identity. In recognition of his outstanding contributions, Gabriel was honored with the 2023 Innovator of the Year Award at LocWorld Silicon Valley. He enjoys cooking, playing the guitar, and leading teams toward innovation.

Essayez Bureau Works gratuitement pendant 14 jours

ChatGPT Intégrations
Commencer maintenant
Les 14 premiers jours sont gratuits
Assistance de base gratuite