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Old School Agency vs. Plateforme de traduction

Commençons par définir ce qu'est une agence de traduction, car la plateforme de traduction est l'évolution numérique de l'agence.
Gabriel Fairman
2 min

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Commençons par définir ce qu'est une agence de traduction, car la plateforme de traduction est l'évolution numérique de l'agence.

Une agence de traduction est une organisation qui prend en charge des fichiers dans une langue et les livre dans une ou plusieurs langues traduites.

Les agences de traduction sont généralement alimentées par des outils et des personnes. La plupart des agences de traduction ont des chefs de projet et des traducteurs au cœur de leur activité, les chefs de projet établissant des devis, collaborant avec les clients et confiant les tâches aux traducteurs.

Au fur et à mesure que les agences se développent, elles se dotent de personnel dans tous les domaines de soutien, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des comptes, la gestion des fournisseurs, la gestion de la qualité, l'architecture des solutions, la technologie, la conformité, le juridique et toute autre équipe pouvant ajouter de la valeur à la mission globale de fournir des traductions de haute qualité.

En ce qui concerne les outils, la plupart des agences de traduction travaillent avec des outils tiers. Leur outil principal est composé d'un système de gestion d'entreprise tel que Plunet ou XTRF, et d'un système de gestion de traduction tel que Memsource, XTM, MemoQ ou Trados.

Les agences les plus technologiquement développées auront généralement également leurs propres connecteurs qui utilisent les points d'extrémité API disponibles pour optimiser les intégrations système et les flux de travail. Le logiciel de gestion d'entreprise permet de suivre les clients, les devis, les fournisseurs, les affectations de tâches, les paiements aux traducteurs, la facturation et les autres composants pertinents des processus de traduction.

Les TMS (Systèmes de Gestion de Traduction) fournissent un environnement de traduction assistée par ordinateur (CAT) à leurs traducteurs et chefs de projet. Les TMS stockent généralement les mémoires de traduction et les bases terminologiques spécifiques aux clients et fournissent aux traducteurs des outils de productivité clés tels que la vérification orthographique et les vérificateurs de qualité.

Donc, dans un flux de travail typique, une agence de traduction va :

  1. Recevoir des fichiers d'un client (soit par le biais de leur portail, de systèmes de transfert de fichiers ou par e-mail).
  2. Un chef de projet télécharge ces fichiers et les téléverse dans leur TMS
  3. Effectuer une analyse et importer l'analyse dans le BMS (système de gestion d'entreprise)
  4. Importer l'analyse dans le BMS
  5. Ajouter manuellement les éléments de ligne qui doivent être inclus dans le devis (comme la gestion de projet ou la publication assistée par ordinateur)
  6. Vérifier l'intégrité du devis
  7. Télécharger le devis
  8. Envoyer le devis au client
  9. Attendre l'approbation du client
  10. Contacter les traducteurs pour vérifier leur disponibilité
  11. Confier le travail aux traducteurs
  12. Gérer la gestion des requêtes en filtrant les questions des traducteurs et en les transmettant au client
  13. Attendre que la traduction soit terminée et confier le travail aux relecteurs
  14. Remplir les montants à payer aux traducteurs et aux relecteurs et leur fournir un bon de commande
  15. Envoyer les fichiers pour d'autres processus tels que la publication assistée par ordinateur, l'assurance qualité
  16. Attendre les livrables
  17. Vérifier les actifs finaux
  18. Préparer la livraison
  19. Livrer en utilisant des systèmes de transfert de fichiers ou par e-mail
  20. Confirmer manuellement la réception en toute sécurité
  21. Facturer
  22. Gérer les commentaires du client

Ceci est une procédure standard. Elle peut devenir plus détaillée et complexe avec plus de détails et de gestion des exceptions. Mais le principal point de préoccupation pour nous concernant ce processus est qu'il est :

Sujet aux erreurs

Avec autant d'étapes manuelles, il est naturel d'oublier d'ajouter un élément, de l'ajouter incorrectement, d'oublier une langue de destination, de laisser tomber un fichier, etc... chaque saisie manuelle est une opportunité d'erreur et nous comptons des dizaines de points de contact de saisie manuelle même dans les projets les plus simples. Vous pouvez améliorer davantage le processus avec plus de vérifications et de contrôles pour atténuer les erreurs, mais votre processus deviendra douloureusement lent pour minimiser les erreurs.

Lent

Du temps est perdu à chaque étape manuelle. De nombreuses étapes nécessitent une réponse ou une participation active de quelqu'un pour passer à l'étape suivante. Il y a peu ou pas de potentiel d'automatisation réelle et les écarts de temps entre chaque étape s'accumulent.

Nécessite une grande surcharge 

Avec autant de travail manuel, la gestion de projet a une capacité limitée à traiter de grandes charges de travail car elle devient stressée, surchargée et commet plus d'erreurs lorsque la charge de travail atteint son maximum. Ce système nécessite beaucoup de personnes à différents postes pour garantir l'élasticité de l'équipe nécessaire et la capacité à gérer la demande qui augmente et diminue du jour au lendemain.

Difficile à améliorer

Il est très difficile de s'améliorer lorsque vous avez un processus basé sur des étapes manuelles. Peu importe la quantité de formation que vous donnez aux personnes, les couches que vous ajoutez et les vérifications croisées que vous effectuez, vous ne pouvez toujours pas aborder de manière déterministe le changement au niveau fondamental. Le niveau racine est constitué de personnes et les personnes sont erratiques par nature (non pas que nous ne croyions pas en la bonté humaine, mais nous ne sommes pas la espèce la plus cohérente)

Dans notre approche de plateforme, nous avons essayé de simplifier, d'automatiser et de créer un cadre technologique qui fait finalement la même chose qu'une agence de traduction traditionnelle : des documents entrent, des documents traduits sortent. Mais nous soutenons que notre approche est beaucoup plus prévisible, rentable et rapide. Comment diable prétendons-nous être meilleurs, plus intelligents et moins chers? Lisez la suite... :)

Voici un aperçu de notre processus

Dès le départ, nous avons réduit un processus qui nécessitait au moins 22 étapes différentes pour terminer une traduction à seulement 6. Cela représente une réduction de 72% du nombre d'étapes nécessaires. Chaque étape qui a été supprimée représente moins de place pour les erreurs, une plus grande efficacité du processus et plus d'opportunités pour améliorer continuellement le processus.

Donc, pour l'instant, nous avons montré que le processus est ostensiblement le même, mais avec moins d'étapes. Mais si vous regardez un peu plus en profondeur, nous examinerons comment le processus est radicalement différent d'un point de vue paradigmatique.

Comment fonctionne une plateforme de traduction

Évolutive

Notre plateforme de traduction décide en fonction de paramètres et d'algorithmes. Elle ne dépend pas des personnes qui suivent les instructions, qui reçoivent la bonne formation ou qui bénéficient du bon niveau d'accompagnement. La plateforme sait simplement. Et ce n'est pas parce qu'un ingénieur logiciel a décidé que cela devait être ainsi de manière aléatoire. Elle sait parce que nous avons pu consolider 17 années d'expérience réussie en agence et la transformer en logiciel grâce à des couches d'analyse, d'architecture et de science des données.

Prévisible

Notre processus est prévisible. Ce n'est pas parfait. Mais il est prévisible. Si nous changeons un paramètre de citation, nous pouvons être sûrs à 99,99% que ce paramètre sera suivi.

La citation est basée sur les valeurs détectées par le système. L'analyse par rapport aux mémoires de traduction pertinentes, la segmentation et la division sont toutes configurées de manière globale pour chaque client, de sorte que deux projets différents n'exigent pas de préparation séparée.

En fonction du type de fichier et du nombre de mots nets (nombre de mots en excluant les répétitions, les phrases non traduisibles et les correspondances dans la mémoire de traduction), Bureau Works peut fournir un devis instantané pour plus de 22 types de fichiers. Nous ne sommes toujours pas en mesure de fournir ce niveau d'automatisation pour les fichiers multimédias complexes tels que les vidéos et l'e-Learning, mais notre automatisation des devis couvre plus de 90% du processus.

Gestion de projet

C'est là toute la beauté de la gestion de projet basée sur les exceptions. Au lieu de passer un temps précieux et de l'attention sur des choses qui n'en nécessitent pas, notre plateforme permet à nos ingénieurs de se concentrer sur les choses qui nécessitent leur attention, comme des projets d'apprentissage en ligne complexes, l'intégration de clients et la configuration initiale des profils clients, l'analyse de données et d'autres activités qui génèrent un retour sur investissement plus pertinent à la fois pour nous en tant que prestataire de services et pour vous, notre client.

Il n'y a pas de temps perdu entre la soumission du fichier et le devis. Cela peut ne pas sembler grand-chose, mais nous constatons dans l'industrie que parfois, entre 2 et 3 jours ouvrables sont perdus dans les échanges de devis entre la gestion de projet et les parties prenantes. Dans le monde d'aujourd'hui, ce genre d'inefficacité temporelle a un coût de plus en plus prohibitif. Ce n'est pas seulement que le temps, c'est de l'argent. Le temps fait la différence entre réussir ou échouer en cours de route.

Placement d'emploi

Au fur et à mesure que vous avancez dans le processus, les inefficacités temporelles et de gestion d'une agence traditionnelle ne feront que croître.

Lorsqu'il est temps de placer un emploi avec des linguistes confrontés à des problèmes de fuseau horaire et une approche non quantitative, cela devient un processus aléatoire.

Souvent, le linguiste de référence pour ce groupe de gestion de projet n'est pas disponible. Soit ils supplient le traducteur de prendre une charge de travail plus importante (ce qui impacte inévitablement la qualité), soit ils doivent se tourner vers un traducteur non privilégié, ce qui représente un plus grand risque pour le projet. Dans un monde où la prise de décision est basée sur des heuristiques, des généralisations, la réputation et les préjugés tels que "ils sont incroyables" ou "ils ont une si mauvaise attitude", prendre de bonnes décisions cohérentes est presque impossible.

Les chefs de projet travaillent soit en étroite symbiose avec quelques linguistes de confiance, soit ils se retrouvent à travailler avec des personnes ayant très peu d'expérience pour garantir la crédibilité. Et même les traducteurs crédibles travaillent souvent sur la base de gloires passées plutôt que de crédits et réalisations récentes.

Indicateurs clés

Nous avons surmonté cela en développant une approche quantitativement unique de la performance et de la qualité de la traduction basée sur notre LEI (Indice d'efficacité de localisation) qui mesure le travail nécessaire pour rendre une phrase prête pour le marché après la traduction, les distances d'édition de Levenstein à partir des résultats de la traduction automatique, le temps passé sur chaque phrase, les sondages de satisfaction des clients et d'autres données pertinentes qui permettent à notre plateforme, non seulement de penser à qui est bon, mais de prédire le plus probablement à un moment donné de bien se comporter lors d'une tâche de traduction spécifique en fonction de paramètres tels que le sujet, le ton et le parcours du traducteur.

Mais ce n'est pas tout. Peut-être l'aspect le plus préjudiciable de l'approche traditionnelle est que les frais généraux élevés nécessaires pour maintenir les lumières allumées nécessitent que quelqu'un les paie. Cette personne est le traducteur qui est généralement contraint de travailler à des tarifs plus bas en échange d'un volume plus important et d'un revenu prévisible. Cet échange fait que les traducteurs doivent travailler plus rapidement pour atteindre leur niveau de revenu souhaité, ce qui signifie qu'ils sont moins susceptibles de consacrer le temps et l'attention nécessaires pour produire de l'excellence. Il est difficile d'aller plus loin lorsque votre loyer est en jeu.

Notre plateforme adopte une approche qui minimise les frais généraux, ce qui permet aux traducteurs de fixer leurs tarifs et de devenir éligibles pour prendre des emplois à condition qu'ils soient jugés techniquement compétents et qu'ils respectent les paramètres de base de l'offre et de la demande. Cela peut sembler anodin, mais c'est la différence entre le jour et la nuit. Avec autant de technologie que nous apportons à la table, les traducteurs restent les stars du spectacle. C'est leur talent, leur créativité, leur improvisation et leur leadership intellectuel qui font la différence entre des traductions fades et des traductions qui représentent vraiment votre marque.

Conclusion

Les approches traditionnelles conduisent à des résultats traditionnels. À notre avis, nous pensons qu'il nous incombe de ne pas accepter les approches traditionnelles guidées par la conviction fondamentale que nous pouvons faire mieux, que nous devons faire mieux. Nous n'avons pas développé une plateforme de traduction parce que nous pensions que cela semblait cool. Nous avons développé notre plateforme dans le but de répondre à cette question clé : quelle est la manière la plus efficace de fournir de manière prévisible des traductions rentables pour nos clients. Alors qu'il n'y a rien de mal à suivre des modèles et des relations connus, il n'y a rien de mal à repousser les limites et à voir où cela peut vous mener.

Une agence de traduction bien rodée et traditionnelle peut surpasser n'importe quel jour une plateforme de traduction mal gérée. À notre avis, il n'y a pas de solution unique qui convienne à tous. Mais quand il s'agit de travailler avec des systèmes de gestion de contenu, des connecteurs, une localisation continue et d'optimiser la productivité, rien ne peut rivaliser avec le potentiel d'une plateforme bien huilée si votre objectif est de maximiser la production de contenu multilingue, la productivité et l'engagement des clients mondiaux.

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Gabriel Fairman
Founder and CEO of Bureau Works, Gabriel Fairman is the father of three and a technologist at heart. Raised in a family that spoke three languages and having picked up another three over the course of his life, he's fascinated by the role of language in shaping identity. In recognition of his outstanding contributions, Gabriel was honored with the 2023 Innovator of the Year Award at LocWorld Silicon Valley. He enjoys cooking, playing the guitar, and leading teams toward innovation.

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