Was ist ein Übersetzungsmanagement-System (TMS)

Ein Translation Management System, oder TMS, ist ein Softwaresystem, das entwickelt wurde, um Sprachübersetzungsprozesse zu automatisieren.

Früher bekannt als Globalization Management System (GMS), ist ein TMS dazu gedacht, viele wiederkehrende Übersetzungsaufgaben zu bewältigen, den Arbeitsablauf zu verbessern und die Übersetzungsqualität zu erhöhen.

Durch die Integration eines zentralisierten Systems für automatisierte Übersetzung können Unternehmen ihre Marketingstrategien optimieren, die Übersetzungskosten reduzieren und die Kommunikation sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich deutlich verbessern.

Mit einer Kombination aus Projektmanagement und Künstlicher Intelligenz-Funktionen bieten Übersetzungsmanagement-Systeme eine moderne Möglichkeit, Ihr Übersetzungsmanagement-Geschäft auf ein ganz neues Level zu bringen.

Warum ist ein Übersetzungsmanagement-System (TMS) wichtig

Um das Wachstum eines Unternehmens zu maximieren, muss es sein Produkt einer breiten Palette von Zielgruppen anbieten. Unweigerlich erfordert dies die Kommunikation mit Menschen unterschiedlicher Kulturen.

Seitdem es möglich ist, Geschäfte im globalen Maßstab zu tätigen, stellt sich die Frage, wie man seine Botschaft effektiv in mehreren Sprachen übermitteln kann.

Studien zeigen sogar, dass 65% der Menschen, die Englisch beherrschen, lieber in ihrer Muttersprache online einkaufen.

Das Vermarkten Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung kann schon schwierig genug sein. Es in mehreren Sprachen gleichzeitig tun zu müssen, kann daher wie ein Marketing-Albtraum erscheinen. Aber das muss nicht sein.

Die Integration eines Übersetzungsmanagementsystems in Ihr Unternehmen kann viele Probleme im Zusammenhang mit Übersetzungen von Inhalten im großen Maßstab umgehen. Als Ergebnis können Unternehmen eine breitere Palette von Zielgruppen ansprechen und gleichzeitig Kosten senken und die Zeiteffizienz verbessern.

Wie funktioniert ein Übersetzungsmanagementsystem (TMS)?

Ein grundlegendes Konzept eines Übersetzungsmanagementsystems ist ein effektiver, von Anfang bis Ende durchgeführter Workflow.

Der Ausgangspunkt jedes Übersetzungsprozesses besteht aus Inhalten in Form von Text. Dieser Text wird dann in einer Reihe klar definierter Schritte effektiv in jede Zielsprache übersetzt. 

Das Wissen über die Funktionsweise dieser Systeme hilft Ihnen dabei, sie bestmöglich auf Ihr Übersetzungsprojekt anzuwenden.

Vorbereitung

Der allererste Schritt in einem effizienten System ist eine angemessene Vorbereitung. 

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Teil des Prozesses. Wenn man es vernachlässigt, wird es mit Sicherheit Probleme geben, während es Priorität hat, werden Probleme verhindert, bevor sie überhaupt eine Chance haben, sich zu manifestieren.

Die Vorbereitung umfasst das Benennen und Sortieren von Dateien, das Bearbeiten und das Überprüfen der Wortlänge und Umgangssprache.

Zusätzlich ist es wichtig, Ihren Inhalt durch Übersetzungsspeicher laufen zu lassen, während Sie auch eine maschinelle Übersetzung Engine als Referenz für zukünftige Übersetzungsaufgaben einstellen.

Die Verwendung eines TMS, das sich gewissenhaft an diese Vorsichtsmaßnahmen hält, zahlt sich langfristig immer aus.

Einstellung eines Übersetzers

Bei der Einstellung eines Übersetzers sollten Sie idealerweise nach einem Muttersprachler der Zielsprache mit ausreichenden Kenntnissen des Fachgebiets suchen. Das ist jedoch nicht immer möglich. Die Fähigkeit, diese Herausforderung schnell anzugehen, ist für jeden Übersetzungsprozess wichtig. 

Ein gutes TMS umfasst eine zuverlässige Methode zur Einstellung der qualifiziertesten Übersetzer und Projektmanager.

Unter Berücksichtigung von Faktoren wie Verfügbarkeit, Kosten, Kenntnis des übersetzten Materials und insgesamt übersetzerischem Fachwissen wird ein gutes System problemlos eine Gruppe geeigneter Kandidaten für den Job zusammenstellen.

Darüber hinaus wird die integrierte Kommunikationsplattform innerhalb des TMS die Zusammenarbeit mit den Übersetzern erheblich produktiver gestalten.

Weiterleitung des Materials

Im Anschluss an die vorherigen Schritte wird der vorbereitete Inhalt ordentlich verpackt und an den Übersetzer weitergeleitet.

Das umfasst oft Textressourcendateien, eine maschinelle Übersetzung Ausgabe und zusätzliche Übersetzungsanweisungen.

Das TMS wird die Informationen ordentlich zusammenstellen und dem Übersetzer einen klaren Überblick über die anstehende Aufgabe geben.

Sobald er die notwendigen Ressourcen erhält, sollte seine einzige Sorge die Übersetzung sein. Mit anderen Worten, es geht darum, eine intuitive Roadmap Ihres Inhalts für Ihren Übersetzer zu erstellen.

Qualitätskontrolle

Nach Erhalt des übersetzten Textes ist der nächste Schritt im System die Qualitätskontrolle.

Diese Aufgabe wird oft einem professionellen Übersetzer übertragen, der sich von demjenigen unterscheidet, der die ursprüngliche Übersetzung durchgeführt hat. Es ist immer eine gute Möglichkeit, wenn mehrere Personen den Inhalt aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten, um eventuelle zuvor unentdeckte Qualitätsprobleme zu erkennen.

Ein gutes System ist in der Lage, den Fortschritt des Reviewers zu überwachen und Schätzungen zur voraussichtlichen Fertigstellungsdauer zu machen. Zusätzlich kann der Reviewer direkt Kommentare und Vorschläge an das System zur weiteren Bewertung übermitteln.

Wiederimport und Veröffentlichung

Nachdem alle vorherigen Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, ist es an der Zeit, den übersetzten Inhalt wieder in das System einzubringen. Dies kann jedoch ein potenzieller Problemfall für diejenigen sein, die nicht mit Übersetzungsmanagement-Systemen vertraut sind.

Ein TMS bindet Dateien mit Metadaten und Tags ein. Diese Informationsblöcke erleichtern das Verfolgen und Organisieren des Inhalts. Mit einer intelligenten Filtermethode, die in Ihr System integriert ist, können Sie schnell das gewünschte Dokument finden.

Glücklicherweise lassen sich die meisten dieser Prozesse problemlos automatisieren und sparen Ihnen viel Zeit. Nach einigen Versuchen und Fehlern werden Sie schnell herausfinden, wie Sie Ihr System am besten an den spezifischen Arbeitsablauf Ihres Unternehmens anpassen können.

Finanzmanagement

Für die meisten Unternehmen ist der letzte Schritt ihres Arbeitsablaufs das Finanzmanagement. Dies umfasst in der Regel Dinge wie Abrechnung, Rechnungsstellung, Finanzberichte usw.

Obwohl Zahlen und große Mengen an Papierkram wahrscheinlich das Erste sind, woran man denkt, wenn man über Finanzmanagement spricht, muss es nicht so kompliziert sein.

Moderne TMSs können Informationen zu den Finanzen Ihres Unternehmens verarbeiten und zusammenstellen. Dies erleichtert das Verfolgen der Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens sowie das Erstellen von Berichten und Schätzungen.

Warum benötigen Unternehmen ein Translation Management System (TMS)?

Heutzutage werden Branchen und ihre jeweiligen Märkte in einem schnellen Tempo globalisiert. Als Folge davon ist die Erwartung, Inhalte in einer Vielzahl von Sprachen zu veröffentlichen, stärker präsent als je zuvor.

China zum Beispiel macht etwa 50% aller Android- und iOS-App-Downloads aus. Das sind viele Menschen, die nicht Muttersprachler der englischen Sprache sind.

Früher waren Übersetzungsprojekte kleinerer Größenordnung bequem genug, um manuell bearbeitet zu werden. Aber aufgrund des zunehmenden Bedarfs an Lokalisierung kann der Übersetzungsprozess schnell zu einem unhandlichen Projektmanagement-Albtraum werden.

Lassen Sie uns die Übersetzungsmethoden der letzten Jahrzehnte in Betracht ziehen. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen war einer der effektivsten Ansätze für das Übersetzungsmanagement. Aber selbst damals waren die meisten Übersetzungsaufgaben mühsam, ineffizient und fehleranfällig.

Heutzutage multipliziert sich die Fehlerchance bei der manuellen Durchführung dieser gleichen Operation mit der Anzahl der Zielsprachen und der Anzahl der Personen, die an den Übersetzungen arbeiten. Wie Sie sich vorstellen können, reichen kleine Fehler aus, um große zu werden.

Durch die Nutzung eines guten Übersetzungsmanagementsystems können Unternehmen ihren Inhaltsübersetzungs- und Lokalisierungsprozess von Anfang bis Ende sorgfältig überwachen.

Was ist der Unterschied zwischen Übersetzung und Lokalisierung

Bei der Entscheidung, welches Übersetzungsmanagementsystem für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, ist es hilfreich, den Unterschied zwischen Übersetzung und Lokalisierung zu verstehen.

Obwohl diese beiden Begriffe oft synonym verwendet werden, beziehen sie sich auf unterschiedliche Dinge

Übersetzung

Übersetzung ist die Umwandlung von Text aus einer Ausgangssprache, auch als "die Quelle" bezeichnet, in eine andere, als "das Ziel" bezeichnet. Bei der Übersetzung kommt es darauf an, die Bedeutung des Originaltexts genau mit seinem übersetzten Gegenstück zu vermitteln.

Lokalisierung 

Lokalisierung ist die Anpassung des übersetzten Textes an die Kultur der Zielgruppe. Bei der Lokalisierung bemühen Sie sich, Ihr Produkt mit Ihrem Zielpublikum vertraut zu machen. Dadurch präsentieren Sie das Produkt als nativ für Ihre Käufer und erzielen eine bessere Marketingstrategie.

Beispiel

Viele der weltweit gesprochenen Sprachen werden in verschiedenen Variationen an verschiedenen Orten gesprochen. Dies spielt eine große Rolle bei der Herangehensweise an Ihr Marketing.

Ein gutes Beispiel dafür ist die spanische Sprache. Spanisch wird nicht nur in Spanien, sondern auch in Ländern wie Argentinien und Mexiko gesprochen.

Wenn man dieselbe Übersetzung für den Text in all diesen Ländern verwendet, kann dies dem Wachstum Ihres Unternehmens schaden. Die Probleme können eine fehlerhafte Interpretation des Textes in verschiedenen Kulturen beinhalten oder er kann einfach eine andere Bedeutung haben.

Tatsächlich zeigt eine Studie von 2023, dass 40% der Internetnutzer angeben, kein Interesse daran zu haben, von Websites zu kaufen, die nicht in ihrer Muttersprache sind.

Cloud-basierte und On-Site-Übersetzungsmanagement-Systeme (TMS)

Ein weiterer wichtiger Punkt, der berücksichtigt werden muss, ist der Unterschied zwischen Cloud-basierten und On-Site-Systemen für das Übersetzungsmanagement. 

Der entscheidende Unterschied besteht darin, ob das System in einer Online-Cloud oder auf einem internen, physischen Server im Unternehmen gespeichert ist.

Cloud-basiert

Eine Cloud-basierte Übersetzungsmanagement-Software wird online gehostet. Dieser Typ von System ist über den Browser für Sie und Ihre Mitarbeiter zugänglich, solange Sie eine stabile Internetverbindung haben.

Der Nachteil dieses Systems ist, dass es von einem Cloud-Dienst abhängig ist und Zugang zum Internet erfordert.

Der Vorteil des cloudbasierten Ansatzes besteht jedoch darin, dass das System für alle Benutzer von einer einzigen Quelle aus aktualisiert werden kann. Dies maximiert die Effizienz des Arbeitsablaufs und beseitigt unnötige Komplikationen. 

Vor Ort

Ein vor-Ort-Übersetzungsmanagementsystem ist Übersetzungssoftware, die von der IT-Abteilung Ihres Unternehmens verwaltet wird. Jeder Benutzer hat die neueste Version der Übersetzungsmanagementsoftware auf seinem Arbeitscomputer installiert.

Diese Methode ist technisch anspruchsvoller. Alle Updates der Übersetzungsmanagementsoftware müssen manuell auf jedem Computer installiert werden. 

Der Vorteil des Vor-Ort-Ansatzes besteht darin, dass das Übersetzungsmanagementsystem bis ins Detail auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann. Ein vollständiges Übersetzungsteam mit geschulten IT-Experten kann diesen Ansatz sehr effektiv machen.

Welches Übersetzungsmanagement-System (TMS) ist das Beste?

Das beste Translation Management System ist eines, das Ihren Übersetzungsmanagement-Workflow von Anfang bis Ende optimieren kann. Obwohl die Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens unterschiedlich sind, neigen cloudbasierte Systeme dazu, die vielseitigsten und einfachsten zu bedienen zu sein.

Die Wahl des besten Übersetzungsmanagement-Systems hängt von Ihrem spezifischen Arbeitsablauf ab. Hier gibt es keine Einheitslösung. Jedes System hat seine Stärken und Schwächen.

Allerdings zeigen aktuelle Studien, dass der Einsatz der richtigen Übersetzungssoftware die Übersetzungskosten um bis zu 90% senken kann.

Mit diesem Gedanken im Hinterkopf ist es hilfreich zu wissen, worauf man bei der Auswahl des besten Systems für Ihr Unternehmen achten sollte.

Wie einfach ist die Bedienung?

Eine der besten Möglichkeiten, einen effektiven Arbeitsablauf zu behindern, besteht darin, einfache Dinge kompliziert zu machen.

Bei der Bewertung eines TMS sollten Sie immer die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. 

Ist es intuitiv? Sind die Prozesse leicht nachvollziehbar? Muss es geschult werden, um es zu verwenden? Wie sieht die Lernkurve aus? All diese Parameter spielen eine Rolle, ob ein bestimmtes TMS ideal für Ihr Unternehmen ist.

Dies gilt insbesondere für größere Unternehmen. Es kostet viel Zeit und Geld, alle Ihre Mitarbeiter schulen zu müssen, nur damit sie die grundlegenden Funktionen von Übersetzungstools nutzen können. Diese Zeit und dieses Geld können besser für das Wachstum Ihres Unternehmens verwendet werden.

Ist es skalierbar?

Ein weiteres Merkmal eines guten TMS ist, dass es skalierbar ist.

Das Letzte, was jemand will, ist, dass sein System genau dann versagt, wenn das Unternehmen gerade dabei ist, sich zu erweitern.

 Langfristige Ziele sind genauso wichtig wie kurzfristige Erfolge. Berücksichtigen Sie immer Ihre Pläne für die Zukunft, wenn Sie sich für ein TMS entscheiden.

Bietet es Kundensupport?

Wie bereits erwähnt, kann die vollständige Integration eines TMS in Ihre Geschäftsabläufe einige Versuche und Irrtümer erfordern. Trotzdem müssen Hindernisse, die auftreten, so schnell wie möglich beseitigt werden, damit ein Unternehmen reibungslos läuft.

Es liegt auf der Hand, dass dies ein weiterer Faktor für ein gutes Übersetzungsmanagement-Tool ist.

Ein TMS mit gutem Kundensupport stellt sicher, dass alle Anfragen ohne große Verzögerung beantwortet werden. Dies gewährleistet eine konsistente Arbeitsablauf und dient als Sicherheitsbedürfnis, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Wie spezialisiert ist Ihre Nische?

Wenn es um Übersetzungsmanagement geht, benötigen die meisten Unternehmen ein allgemeines, vielseitig einsetzbares System. Wenn Ihre Nische jedoch sehr spezifisch ist oder Ihr Arbeitsablauf ungewöhnlich ist, könnten spezialisierte Übersetzungstools das Richtige für Sie sein. 

Einige Systeme sind speziell für die besonderen Anforderungen bestimmter Branchen konzipiert. Dies kann von Web- und Softwaredesign bis hin zu audiovisuellen Inhalten, Social-Media-Marketing und so weiter reichen. Beim Durchsuchen nach einem geeigneten TMS stellen Sie immer sicher, dass es den Anforderungen Ihrer gewählten Nische entspricht.

Kosten und Budget

Es überrascht nicht, dass der Preis Ihre Entscheidung beeinflussen wird, welches TMS Sie kaufen möchten.

Heutzutage sind Cloud-basierte Systeme zweifellos die beliebteste Wahl. Allerdings arbeiten die meisten von ihnen auf einem Abonnement-basierten System.

Darüber hinaus können die Kosten für die Nutzung eines cloud-basierten Systems nicht nur von Anbieter zu Anbieter variieren, sondern auch mit den Funktionen, die mit verschiedenen Abonnement-Modellen einhergehen.

In diesem Zusammenhang ist es ratsam, eine kalkulierte Schätzung darüber anzustellen, wie viel Sie jährlich für Ihr TMS ausgeben müssen.

Die besten Übersetzungsmanagement-Systeme

Bei so vielen TMS-Anbietern kann es schwierig sein, sich für einen zu entscheiden. Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, werden wir uns ein paar Sprachdienstleister mit leistungsstarken maschinellen Übersetzungsmotoren ansehen, die Ihnen bei der Automatisierung des Übersetzungsprozesses helfen können.

• Bureau Works unterstützt Übersetzer und Übersetzungsagenturen dabei, ihren Übersetzungsprozess durch die Nutzung von Translation Memory und intelligenter Automatisierung zu optimieren. Zentralisieren Sie Ihren Inhalt, verfolgen Sie den Übersetzungsfortschritt und verwalten Sie Projekte einfach. Das macht es ideal, um Ihren Übersetzungsworkflow zu optimieren.

• XTM Cloud - Als Enterprise-Übersetzungsmanagementsystem bietet XTM fortschrittliche Textanalysefunktionen, um Ihnen zu helfen, die Leistung Ihres Inhalts auf verschiedenen Kanälen zu verstehen.

• SDL Trados - Mit über 270.000 Benutzern ist SDL Trados eines der weltweit beliebtesten Übersetzungsmanagement-Systeme. Es bietet eine Reihe von Optionen, um Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Übersetzungsprozesse zu helfen, wie automatisierte und maschinengestützte Übersetzung.

• Plunet- Dieses Business-Management-Tool ist für Übersetzungsunternehmen und Sprachdienstleister konzipiert. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte helfen können, einschließlich Projektmanagement-Fähigkeiten, Zahlungsabwicklung, Dokumentenworkflow-Automatisierung und mehr.

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