Estratégias eficazes de comunicação de RH para uma equipe global

O local de trabalho não é exceção à necessidade de comunicação adequada para funcionar adequadamente. Com a tendência de ter uma base global de funcionários cada vez mais popular, as empresas são forçadas a encontrar novas maneiras de otimizar a comunicação com seus escritórios internacionais.

Hoje, abordaremos tudo o que você precisa saber para criar a estratégia de comunicação de RH mais eficaz para sua empresa. Vamos mergulhar!

O que é RH?

O departamento de Recursos Humanos ("RH" para abreviar) é um setor de uma empresa encarregado de pesquisar, recrutar, selecionar e treinar funcionários.

Responsável por todas as comunicações internas de uma empresa, o departamento de RH garante que as ferramentas e os métodos de comunicação empregados conduzam a um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Por que a comunicação de RH é importante?

Antes de nos esforçarmos para criar uma estratégia de comunicação de RH eficaz, precisamos entender o que torna a comunicação de RH tão importante.

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao contemplar a importância da comunicação de RH.

Uma estratégia de comunicação eficaz acelera o crescimento da empresa

Quando se trata de atingir as metas da empresa e os objetivos de negócios, ter uma estratégia de comunicação de RH abrangente ajuda muito.

Uma empresa nada mais é do que um grupo de pessoas trabalhando em prol de um objetivo comum, e a comunicação interna é uma grande parte do processo. Ter seus funcionários conectados por uma estratégia de comunicação sólida aumenta a produtividade dos funcionários e leva ao sucesso organizacional.

A comunicação constrói relacionamentos e confiança

Fazer com que seus funcionários sintam que podem se comunicar com você, independentemente de sua localização geográfica, cria uma base de confiança e respeito.

Quando você prioriza o relacionamento com seus funcionários, o sucesso financeiro ocorre naturalmente. Sempre Incentive os funcionários a se comunicarem e expressarem suas opiniões sobre os assuntos da empresa. Isso impulsionará o engajamento dos funcionários e criará um ambiente de trabalho muito mais produtivo.

Comunicação ineficaz leva a grandes perdas

Um estudo de 2022 conduzido pela Grammarly descobriu que as empresas perdem US$ 12.506 por funcionário por ano devido à falta de comunicação. Anualmente, esse número chega a US$ 1,2 trilhão para as empresas americanas.

Estatísticas como essas solidificam a noção de que ter meios adequados de comunicação integrados à cultura da empresa é a chave para o sucesso de qualquer empreendimento corporativo. Para que uma estratégia de comunicação de RH funcione em escala global, deve-se dar atenção especial à aplicação desse princípio.

4 tipos de comunicação de RH

Para ajudá-lo a entender melhor a comunicação no local de trabalho, vamos analisar as 4 maneiras pelas quais as informações fluem dentro de uma empresa.

Podemos visualizar o fluxo de informações como uma entidade em movimento em um plano bidimensional. Neste cenário, a informação pode viajar em 4 direções. Eles são:

• Comunicação ascendente
• Comunicação descendente
• Comunicação diagonal
• Comunicação horizontal

Vamos examinar brevemente cada uma delas mais detalhadamente.

Comunicação ascendente

A comunicação ascendente pode ser simplesmente descrita como o fluxo de informações dos níveis inferiores de uma hierarquia para os níveis superiores.

Em um ambiente corporativo, isso geralmente se refere a funcionários que se comunicam com a alta administração para fornecer ou receber feedback, fazer uma reclamação, dar sugestões ou solicitar instruções ou permissões específicas.

Utilizar esta forma de comunicação como parte de sua estratégia de RH permite que seus funcionários saibam que estão em um ambiente inclusivo, onde suas opiniões são valorizadas e cuidadosamente consideradas.

Comunicação descendente

Em contraste com a comunicação ascendente, a comunicação descendente envolve o fluxo de informações dos níveis superiores da hierarquia de uma empresa até os níveis inferiores.

Apenas para dar um exemplo, um gerente de projeto enviando e-mails com instruções e material informativo para os membros da equipe seria considerado comunicação descendente. Outro seria um representante da equipe de vendas recebendo um novo treinamento do departamento de RH.

Esta forma de comunicação é usada para dar feedback e formar uma política de comunicação recíproca e respeito com seus funcionários.

Comunicação diagonal

A comunicação diagonal é feita por funcionários de diferentes níveis em diferentes cadeias de comando. Isso significa a comunicação entre membros de times de diferentes níveis hierárquicos que não estão na mesma filial ou setor da empresa.

Um exemplo simples seria a comunicação entre um desenvolvedor júnior de um setor de web design com o chefe do departamento de marketing.

Ter esse tipo de comunicação disponível para seus funcionários torna a transferência de informações muito mais rápida e minimiza o tempo de inatividade, resultando em um fluxo de trabalho mais produtivo.

Comunicação horizontal

Por último, mas não menos importante, temos as comunicações horizontais de RH.

Como você provavelmente deve ter adivinhado, as comunicações horizontais de RH envolvem a troca de informações entre funcionários do mesmo nível, geralmente de setores diferentes.

Em um ambiente de trabalho, seriam coisas como reuniões em todo o departamento e sessões de planejamento entre colegas de trabalho. Um gerente de RH conversando com um gerente de contabilidade constituiria esse tipo de comunicação.

Como desenvolver uma estratégia eficaz de comunicação de RH

Agora que passamos pelo básico, vamos examinar os elementos de uma estratégia de comunicação de RH eficiente e como você pode implementá-la em sua empresa em para melhorar a comunicação interna.

Definindo seus canais de comunicação de RH

Para ter uma boa comunicação no local de trabalho e manter seus funcionários informados, você deve primeiro definir os canais pelos quais trocará informações

Felizmente, existem muitos canais de comunicação digital que tornam a comunicação dos funcionários rápida e eficaz. São coisas como:

• E-mails
• Plataformas de comunicação interna
• Software de colaboração para funcionários

Além disso, você pode usar mídias como uma intranet da empresa e blogs e fóruns da empresa para facilitar a comunicação no local de trabalho e melhorar a produtividade dos funcionários.

Segmentação de funcionários

Definir seus segmentos de funcionários pode fornecer informações valiosas sobre como melhorar a comunicação de RH em sua empresa. Isso é especialmente verdadeiro ao trabalhar com uma equipe global, pois você pode agrupar seus funcionários com base em parâmetros como área geográfica, fuso horário e idioma.

Ter esse tipo de dados armazenados em um local central é uma ótima maneira de ajudar suas equipes de RH e comunicações a melhorar a comunicação de RH globalmente, levando em consideração os fatores que caracterizam cada grupo de funcionários.

Considerando barreiras culturais e de idioma

Embora o trabalho com uma equipe global tenha muitos méritos, também apresenta algumas dificuldades. É mais do que provável que nem todos os seus funcionários estrangeiros possuam o nível de fluência em inglês necessário para a comunicação em um ambiente de trabalho.

Ao criar uma estratégia de comunicação global, é útil ter pelo menos 2 métodos para superar esse problema. Algumas das opções mais populares incluem usar software de tradução de RH, trabalhar com tradutores profissionais e oferecer cursos de idiomas para seus funcionários.

Agendamento eficiente

Realizar reuniões regulares e teleconferências com sua base global de funcionários é uma ótima maneira de recapitular, reavaliar e encontrar maneiras de superar obstáculos. No entanto, isso pode ser um pouco complicado quando se trabalha com funcionários estrangeiros.

Certificar-se de criar um cronograma que todos os funcionários possam seguir contribui para uma estratégia de comunicação muito mais eficiente que minimiza o tempo de inatividade e melhora a produtividade.

Determinando os custos de uma estratégia de comunicação

Ao criar uma estratégia de comunicação eficaz, sempre calcule os custos necessários para sua realização. Um plano de orçamento bem definido ajuda você a acompanhar as despesas da empresa, além de fornecer informações valiosas sobre como você pode melhorar ainda mais a comunicação de RH em nível global.

Os custos a serem considerados aqui são coisas como taxas de assinatura de software, custos de manutenção do canal de comunicação e os salários da equipe encarregada de operar a tecnologia de comunicação interna

Comunicação de RH e retenção de funcionários

Melhorar a comunicação com seus funcionários estrangeiros não apenas aumenta a satisfação do funcionário, mas também é parte integrante da cultura do local de trabalho e deve ser considerado um elemento crucial da política da empresa.

Uma das melhores maneiras de conseguir isso é considerar com frequência o feedback dos funcionários e conduzir pesquisas de satisfação dos funcionários. Facilite a comunicação de seus funcionários estrangeiros com você e expresse suas necessidades e opiniões.

O envolvimento dos funcionários depende das comunicações de RH

De acordo com um estudo da Gallup sobre o envolvimento dos funcionários, 70% do envolvimento dos funcionários depende exclusivamente do gerente.

O envolvimento dos funcionários é um dos fatores mais importantes que contribuem para o crescimento geral e os resultados comerciais de uma empresa. Certificar-se de que os funcionários tenham uma compreensão completa de suas tarefas deve ser uma prioridade para a equipe de RH.

Se os resultados de sua empresa não forem satisfatórios, reserve um tempo para conversar com seus profissionais de RH sobre se esse princípio é ou não aplicado adequadamente nas comunicações comerciais diárias de sua empresa.

Dicas adicionais

Aqui estão algumas coisas que você deve e não deve fazer para ajudá-lo a otimizar sua estratégia de RH para uma equipe global.

Esteja ciente dos fusos horários

Ter uma equipe global sempre envolve trabalhar com pessoas em diferentes fusos horários. Lidar com as diferenças de horário de maneira adequada significa considerar as horas de trabalho de cada membro da equipe em relação ao seu respectivo fuso horário.

Uma maneira eficaz de lidar com essa dificuldade é ter um banco de dados central de cada funcionário em sua equipe global e suas horas de trabalho em relação ao seu fuso horário. Disponibilizar esta base de informações para sua equipe de RH torna a comunicação global muito mais fácil.

Inclua funcionários internacionais nas comemorações da empresa

Muitas vezes, uma empresa comemora um feriado específico que não é comemorado nos países de seus funcionários estrangeiros. Isso pode deixar seus colegas estrangeiros se sentindo excluídos.

De boa fé, certifique-se sempre de enviar e-mails e outros agradecimentos a todos os seus funcionários, independentemente de eles comemorarem ou não os mesmos feriados que você.

Organize eventos para equipes globais

Embora a comunicação por escrito e a videoconferência formem a base da comunicação da empresa, organizar eventos em que sua equipe mundial possa se encontrar cara a cara é uma ótima maneira de conecte-se com os funcionários e enriqueça a cultura da empresa.

É verdade que isso exige muito planejamento e recursos. Se sua empresa estiver em posição de sediar eventos que acomodem equipes globais, é uma ótima maneira de estimular o envolvimento dos funcionários e melhorar a comunicação no local de trabalho.

NÃO use o humor descuidadamente

Ao se comunicar com colegas nativos de uma cultura diferente, sempre pense em como o humor será interpretado. Uma declaração espirituosa pode ser divertida entre você e seus amigos tanto quanto pode ser ofensiva para um estrangeiro.

Isso também inclui o uso de coisas como gifs e memes na comunicação comercial escrita. Embora não haja nada de errado em construir um relacionamento por meio de risos e gargalhadas, sempre faça isso considerando com quem você está falando.

NÃO use gírias ou jargões

O uso de gírias e jargões na comunicação comercial pode não apenas parecer pouco profissional, mas também criar confusão e mal-entendidos desnecessários. Isso é especialmente verdadeiro ao se comunicar com colegas que falam seu idioma nativo como segundo ou terceiro.

Limitar o uso de gírias e jargões ao falar com pessoas fora do escritório é uma boa maneira de melhorar sua estratégia de comunicação de RH. Você pode até mesmo torná-lo parte da política da empresa.

NÃO estereotipe os funcionários

Em geral, assumir estereótipos de seus colegas estrangeiros é um grande sinal de alerta, mesmo que os estereótipos sejam positivos. Evite fazer suposições sobre as pessoas com quem você está cooperando em um ambiente corporativo, pois isso só pode criar desconforto.

Uma boa regra prática é perguntar em vez de presumir. Perguntar sobre a cultura e a tradição de um funcionário é uma ótima maneira de criar relacionamento e familiaridade com o funcionário.

O futuro dos recursos humanos

Com as comunicações internas e o envolvimento dos funcionários tornando-se parte integrante do processo de crescimento de uma empresa, é fácil ver por que tantas empresas estão dedicando tempo e recursos para melhorar a comunicação de RH.

Novas ferramentas de comunicação digital estão sendo desenvolvidas a cada ano que passa. À medida que a tecnologia continua a evoluir, é provável que veremos novos métodos para criar estratégias eficazes de comunicação de RH e aumentar a satisfação dos funcionários.

Por isso mesmo, é extremamente benéfico para qualquer empresa acompanhar as novas tendências de RH. Você nunca sabe quando pode encontrar algo perfeitamente adequado para suas equipes de RH e comunicação.

Como funciona o Bureau pode ajudar suas operações de RH

Um processo de integração lento, comunicação deficiente e falta de uma estratégia de comunicação de RH multilíngue são algumas das coisas com as quais as equipes de RH precisam lidar o tempo todo.

Felizmente, o Bureau Works é uma ponte que conecta os funcionários às equipes de RH, fornecendo serviços de tradução eficazes. O Bureau Works ajudará você a traduzir notícias da empresa, mensagens importantes e todos os documentos da empresa que permitirão que os membros de sua equipe de RH se comuniquem efetivamente com novos funcionários, independentemente do país de origem.

Tanto a comunicação escrita quanto a verbal no local de trabalho definitivamente levarão a uma maior produtividade e melhores resultados a longo prazo. Se você quiser saber mais sobre como o Bureau Works pode melhorar as comunicações internas, conectar os funcionários e capacitar os departamentos de RH, acesse e baixe este white paper.

Considerações finais

Não importa se você é um empreendedor iniciante ou um CEO de uma grande empresa, encontrar maneiras de melhorar sua comunicação com as pessoas com quem trabalha sempre levará você a um passo mais em direção aos seus objetivos.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a obter uma melhor compreensão dos recursos humanos, desejando-lhe boa sorte em futuros empreendimentos comerciais!

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