Agence de la vieille école contre. Plateforme de traduction

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Commençons par définir ce qu'est une agence de traduction comme la plateforme de traduction est l'évolution numérique de l'agence.

Une agence de traduction est une organisation qui prend en charge des fichiers dans une langue et les livre dans une ou plusieurs langues traduites.

Les agences de traduction sont généralement alimentées par des outils et des personnes. La plupart des agences de traduction ont des chefs de projet et des traducteurs en leur sein, les chefs de projet citant, assurant la liaison avec les clients et confiant des tâches aux traducteurs.

Au fur et à mesure que les agences se développent, elles disposent de plus de personnel dans tous les domaines d'assistance, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des comptes, la gestion des fournisseurs, la gestion de la qualité, l'architecture de la solution, la technologie, la conformité, le service juridique et toute autre équipe pouvant ajouter de la valeur. à la mission globale de fournir des traductions de haute qualité.

En ce qui concerne les outils, la plupart des agences de traduction travaillent avec des outils tiers. Leur outil de base est composé d'un système de gestion d'entreprise tel que Plunet ou XTRF, et d'un système de gestion de la traduction tel que Memsource, XTM, MemoQ ou Trados.

Les agences plus développées sur le plan technologique auront généralement leurs propres connecteurs qui utilisent les points de terminaison d'API disponibles pour optimiser les intégrations système et le flux de travail. Le logiciel de gestion d'entreprise assure le suivi des clients, des devis, des fournisseurs, des placements, des dettes des traducteurs, de la facturation et d'autres composants pertinents des processus de traduction.

Les TMS (Systèmes de gestion de la traduction) fournissent l'environnement CAT (Traduction assistée par ordinateur) à leurs traducteurs et chefs de projet. Le TMS stocke généralement les mémoires de traduction et les bases terminologiques spécifiques au client et fournit aux traducteurs des outils de productivité clés tels que la vérification orthographique et les vérificateurs d'assurance qualité.

Ainsi, dans un flux de travail typique, une agence de traduction :

1. Recevoir des fichiers d'un client (via son portail, des systèmes de transfert de fichiers ou par e-mail).
2. Demandez à un chef de projet de télécharger ces fichiers et de les charger dans son TMS
3. Exécutez l'analyse et importez l'analyse dans le BMS (système de gestion d'entreprise)
4. Importez l'analyse dans le BMS
5. Ajoutez manuellement les éléments de ligne qui doivent être inclus dans le devis (tels que la gestion de projet ou la publication assistée par ordinateur)
6. Vérifiez l'intégrité du devis
7. Téléchargez le devis
8. Envoyer le devis au client
9. Attendre l'approbation du client
10. Contacter les traducteurs pour vérifier la disponibilité
11. Remettre le travail aux traducteurs{21 }
12. Gérez la gestion des requêtes en filtrant les questions des traducteurs et en les transmettant au client
13. Attendez que la traduction soit terminée et confiez la tâche aux réviseurs
14. Renseignez le montant à payer aux traducteurs et aux réviseurs avec un bon de commande
15. Envoyer des fichiers pour d'autres processus tels que la publication assistée par ordinateur, le contrôle qualité
16. Attendre les livrables
17. Vérifier les ressources finales
18. Préparer la livraison
19. Livrez à l'aide de systèmes de transfert de fichiers ou par e-mail
20. Confirmez manuellement la bonne réception
21. Facture
22. Gérez les commentaires des clients

Il s'agit d'une SOP. Il peut devenir plus granulaire et complexe avec une gestion plus détaillée et des exceptions. Mais le principal sujet de préoccupation pour nous concernant ce processus est qu'il est :

Tensible aux erreurs

Avec tant d'étapes manuelles, il est naturel d'oublier d'ajouter un élément de campagne, d'en ajouter un de manière incorrecte, d'oublier une langue de destination, de déposer un fichier, etc. la saisie manuelle est une opportunité d'erreur et nous comptons des dizaines de points de contact de saisie manuelle même dans les projets les plus simples. Vous pouvez encore améliorer le processus avec plus de vérifications et de contrôles pour atténuer les erreurs, mais votre processus deviendra extrêmement lent pour minimiser les erreurs.

Lent

Vous perdez du temps à chaque étape manuelle. Tant d'étapes nécessitent la réponse ou l'engagement actif de quelqu'un pour passer à l'étape suivante. Il y a peu ou pas de potentiel d'automatisation réel et les écarts de temps entre chaque étape s'additionnent.

Nécessite des frais généraux importants

Avec autant de travail manuel, la gestion de projet a une capacité limitée à gérer des charges de travail importantes, car elle devient stressée, surmenée et commet plus d'erreurs lorsque la charge de travail atteint son maximum. Cette configuration nécessite de nombreuses personnes à différents postes pour assurer l'élasticité de l'équipe nécessaire et sa capacité à gérer la demande qui augmente et diminue du jour au lendemain.

Difficile à améliorer

Il est très difficile d'améliorer un processus basé sur des étapes manuelles. Peu importe à quel point vous formez les gens, ajoutez des couches et contre-vérifiez, vous ne pouvez toujours pas aborder le changement de manière déterministe au niveau racine. Le niveau racine est les gens et les gens sont erratiques par nature (non pas que nous ne croyons pas en la bonté humaine, mais nous ne sommes pas l'espèce la plus cohérente)

Dans notre approche de plate-forme, nous avons essayé de simplifier, d'automatiser et créer un cadre technologique qui fait finalement la même chose qu'une agence de traduction à l'ancienne : documents entrants, documents traduits sortants. Mais nous défendons que notre approche est beaucoup plus prévisible, rentable et rapide. Comment diable prétendons-nous être meilleurs, plus intelligents et moins chers ? Continuez à lire… :)

Ceci est la vue d'ensemble de notre processus

Donc, dès le départ, nous avons pris un processus qui prendrait au moins 22 différentes étapes pour terminer un processus de traduction et l'a réduit à 6. C'est une réduction de 72 % des étapes nécessaires. Chaque étape qui a été soustraite représente moins de marge d'erreur, une plus grande efficacité du processus et plus d'opportunités d'améliorer continuellement le processus.

Donc, pour le moment, nous avons montré que le processus est apparemment le même, mais avec moins d'étapes. Mais en regardant un peu plus en profondeur, nous examinerons en quoi le processus est extrêmement différent d'un point de vue paradigmatique.

Fonctionnement d'une plate-forme de traduction

Évolutivité

Notre plate-forme de traduction décide en fonction de paramètres et d'algorithmes. Cela ne dépend pas du fait que les personnes suivent les instructions, reçoivent la bonne formation ou obtiennent le bon niveau de prise en main. La plate-forme le sait. Et ce n'est pas qu'il le sache au hasard parce qu'un ingénieur en logiciel a décidé qu'il en serait ainsi. Il le sait parce que nous avons pu consolider 17 ans d'expérience réussie en agence et la transformer en logiciel grâce à des couches d'analyse, d'architecture et de science des données.

Prévisible

Notre processus est prévisible. Ce n'est pas parfait. Mais c'est prévisible. Si nous modifions un paramètre de cotation, nous pouvons être sûrs à 99,99 % que ce paramètre sera suivi.

Les devis sont basés sur les valeurs détectées par le système. L'analyse par rapport aux mémoires de traduction pertinentes, la segmentation et la séparation sont toutes configurées globalement pour un client donné, de sorte qu'aucun projet différent ne nécessite une préparation séparée.

En fonction du type de fichier et du nombre net de mots (nombre de mots sans tenir compte des répétitions, des phrases non traduisibles et des correspondances stockées dans la mémoire de traduction), Bureau Works peut fournir un devis instantanément pour plus de 22 types de fichiers. Nous ne sommes toujours pas en mesure de fournir ce niveau d'automatisation pour les fichiers multimédias complexes tels que les vidéos et l'apprentissage en ligne, mais notre automatisation des devis couvre plus de 90 % du processus.

Gestion de projet

C'est la beauté de la gestion de projet basée sur les exceptions. Plutôt que de consacrer un temps et une attention précieux à des choses qui ne nécessitent ni temps ni attention, notre plate-forme permet à nos ingénieurs de concentrer leur temps sur les choses qui nécessitent leur attention, telles que les projets d'apprentissage en ligne complexes, l'intégration des clients et la configuration initiale du profil client, l'analyse de données et d'autres activités qui génèrent un ROI bien plus pertinent à la fois pour nous en tant que fournisseur de services et pour vous, notre client.

Il n'y a pas de temps perdu entre la soumission du fichier et le devis. Cela peut ne pas sembler beaucoup, mais nous observons dans l'industrie parfois jusqu'à 2 à 3 jours ouvrables sont perdus dans les allers-retours entre la gestion de projet et les parties prenantes. Dans le monde d'aujourd'hui, ce type d'inefficacité temporelle a un coût de plus en plus prohibitif. Ce n'est pas seulement que le temps c'est de l'argent. Le temps est la différence entre réussir ou casser en cours de route.

Placement professionnel

Plus vous avancerez dans le processus, plus les inefficacités de temps et de gestion d'une agence à l'ancienne ne feront qu'augmenter.

Lorsque vient le temps de confier un emploi à des linguistes confrontés à des problèmes de fuseau horaire et à une approche non quantitative, cela devient un processus aléatoire.

Souvent, le linguiste de référence pour ce groupe de gestion de projet n'est pas disponible. Soit ils implorent le traducteur d'assumer une charge de travail plus importante (ce qui a inévitablement un impact sur la qualité), soit ils doivent faire appel à un traducteur non-initié, ce qui représente un plus grand risque pour le projet. Dans un monde où la prise de décision est basée sur l'heuristique, les généralisations, la réputation et les préjugés tels que "ils sont incroyables" ou "ils ont une si mauvaise attitude", prendre de bonnes décisions cohérentes est presque impossible.

Les chefs de projet travaillent soit en étroite symbiose avec quelques linguistes de confiance, soit ils travaillent dans des contrées lointaines avec des personnes ayant très peu d'antécédents pour garantir leur crédibilité. Et même les traducteurs crédibles travaillent souvent sur les vapeurs de la gloire passée plutôt que sur le crédit et les réalisations récentes.

Indicateurs clés

Nous avons surmonté ce problème en développant une approche quantitative unique des performances et de la qualité de la traduction basée sur notre Indice d'efficacité de localisation (LEI) qui mesure la quantité de travail après traduction qu'une phrase nécessite pour être prête pour le marché, Levenstein modifie les distances par rapport aux flux de traduction automatique, le temps passé sur chaque phrase, les sondages de satisfaction client et d'autres points de données pertinents qui permettent à notre plate-forme, non seulement de penser à qui est bon, mais prédit le plus probable à tout moment donné pour bien performer à n'importe quelle mission de traduction spécifique en fonction de paramètres tels que le sujet, le ton et les antécédents du traducteur.

Mais ce n'est pas tout. L'aspect peut-être le plus préjudiciable de l'approche à l'ancienne est que les frais généraux élevés nécessaires pour garder les lumières allumées obligent quelqu'un à payer. Cette personne est le traducteur qui est généralement contraint de travailler à des tarifs inférieurs en échange de plus de volume et de revenus prévisibles. Cet échange oblige les traducteurs à travailler plus rapidement pour atteindre le niveau de revenu souhaité, ce qui signifie qu'ils sont moins susceptibles de consacrer le temps et l'attention nécessaires pour produire l'excellence. Il est difficile d'aller plus loin lorsque votre loyer est en jeu.

Notre approche de plate-forme qui minimise les frais généraux permet aux traducteurs de fixer leurs tarifs et ils deviennent éligibles pour accepter des travaux à condition qu'ils soient jugés techniquement compétents et respectent les paramètres de base du marché de l'offre et de la demande. Cela peut sembler être un détail mais c'est la différence entre la nuit et le jour. Avec autant de technologie que nous apportons à la table, les traducteurs sont toujours les vedettes du spectacle. C'est leur talent, leur créativité, leur improvisation et leur leadership éclairé qui font la différence entre des traductions bof et des traductions qui représentent vraiment votre marque.

Conclusion

Les approches traditionnelles conduisent à des résultats traditionnels. À notre avis, nous pensons qu'il ne tient qu'à nous de ne pas accepter les approches traditionnelles dictées par la croyance fondamentale que nous pouvons faire mieux, que nous devons faire mieux. Nous n'avons pas développé de plate-forme de traduction parce que nous pensions que cela semblait être une bonne chose. Nous avons développé notre plateforme dans le but de répondre à cette question clé : quel est le moyen le plus efficace de fournir de manière prévisible des traductions rentables pour nos clients. Bien qu'il n'y ait rien de mal à s'en tenir à des modèles et à des relations connus, il n'y a rien de mal à repousser les limites et à voir où cela peut vous mener.

Une agence de traduction à l'ancienne bien huilée peut surpasser à tout moment une plate-forme de traduction mal gérée. Il n'y a pas de perspective unique à notre avis. Mais lorsqu'il s'agit de travailler avec des systèmes de gestion de contenu, des connecteurs, une localisation continue et une productivité rationalisée, rien ne peut battre le potentiel d'une plate-forme bien huilée si votre objectif est de maximiser la production de contenu multilingue, la productivité et engagement client mondial.

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